La figura del Oficial de Cumplimiento surge como consecuencia de la propagación de los delitos de Lavado de Activos y Financiamiento del Terrorismo en el mundo entero. La necesidad de los Gobiernos y de la sociedad por combatir estos delitos ha impactado en la actividad de los privados, especialmente en las instituciones financieras.
El oficial de cumplimiento tiene como labor principal implementar y controlar permanentemente la efectividad de un programa o modelo normativo (compliance), sobre la base de políticas y procedimientos diseñados a partir de los riesgos normativos y reputacionales que afronta una organización.
La doctrina ha puesto de relieve que el oficial de cumplimiento debería tener un perfil jurídico, de control y supervisión, con un componente ético, así como formación y experiencia práctica en materia de compliance. Además, ha de contar con un conocimiento acabado respecto del funcionamiento de la organización, de su cultura corporativa y de las normas que le resultan aplicables (Milos, 2021)
Las Disposiciones aplicables a los Sujetos Obligados establecen que, el Comité de Comunicación y Control de cada Sujeto Obligado o bien, su consejo de administración o de gerentes, su administrador único, o el propio Sujeto Obligado, según sea el caso, designará de entre sus miembros, a un funcionario que se denominará «Oficial de Cumplimiento». (COMISIÓN BANCARIA Y DE VALORES, 2017)
Dicha designación deberá recaer en un funcionario que sea independiente de las unidades del Sujeto Obligado encargadas de promover o gestionar los productos financieros que éste ofrezca a sus clientes o usuarios. En ningún caso, la designación del Oficial de Cumplimiento podrá recaer en persona que tenga funciones de auditoría interna en el Sujeto Obligado. El Oficial de Cumplimiento de un Sujeto Obligado que forme parte de un grupo financiero, en términos de la Ley para Regular las Agrupaciones Financieras, podrá ser el mismo que el de las otras entidades que constituyan al grupo financiero que corresponda, siempre que el Sujeto Obligado de que se trate cumpla con lo previsto en las Disposiciones aplicables. (COMISIÓN BANCARIA Y DE VALORES, 2017)
Para el caso de los Asesores en Inversiones que sean personas morales, deberán designar mediante un Consejo de Administración un Representante que labore en dicha sociedad. El Asesor en Inversiones que no se ubique en el supuesto a que se refiere el tercer párrafo del artículo 225 de la Ley del Mercado de Valores, podrá nombrar en sustitución del Representante, al Oficial de Cumplimiento de la entidad financiera con la que tenga una relación en términos del citado párrafo. Los Asesores en Inversiones que sean personas físicas, podrán optar por realizar, de manera directa y en lo conducente, las funciones del Representante o designar un Representante que puede ser el mismo que el de otros Asesores en Inversiones personas físicas. (COMISIÓN BANCARIA Y DE VALORES, 2017)
El Sujeto Obligado deberá informar a la Secretaría, por conducto de la Comisión, a través del SITI (Sistema Interinstitucional de Transferencia de Información) y en el formato oficial que para tal efecto expida dicha Secretaría, conforme a los términos y especificaciones que esta última señale, el nombre y apellidos sin abreviaturas de la persona que haya sido designada como Representante u Oficial de Cumplimiento, así como la demás información que se prevea en el formato señalado. (COMISIÓN BANCARIA Y DE VALORES, 2017)
Las funciones que el Oficial de Cumplimiento desempeñará serán las que las Disposiciones establecen, y estas, se deben establecer en el Manual de PLD/FT y son las siguientes:
- Elaborar y someter a la consideración del Comité el Manual PLD.
- Someter a la aprobación del Comité la Metodología EBR y resultados de su implementación.
- Verificar la correcta ejecución de las medidas adoptadas por el Comité.
- Informar al Comité respecto de conductas, actividades o comportamientos realizados por los directivos, funcionarios o empleados de la entidad, que provoque que esta incurra en infracción.
- Hacer del conocimiento del Comité los Clientes de Alto Riesgo.
- Coordinar las actividades de seguimiento de Operaciones y las investigaciones para que el Comité pueda dictaminarlas, ya sea en Inusuales o Internas Preocupantes.
- Enviar a la Secretaría, mediante la Comisión los reportes correspondientes.
- Fungir como instancia de consulta.
- Definir los programas de capacitación del personal de la Entidad.
- Recibir y verificar que la Entidad dé respuesta a los requerimientos de la información.
- Ser el enlace entre el Comité, la Secretaría y la Comisión.
Las Disposiciones permiten designar a una persona como Oficial de Cumplimiento Interino, previendo alguna emergencia como renuncia o despido repentino, accidente, caso de salud o cualquier otro evento que imposibilité al Oficial de Cumplimiento titular llevar a cabo sus funciones. Este nombramiento hecho por el Comité, Administrador Único o director general tiene vigencia de 90 días naturales por año calendario, contados a partir de que el Oficial de Cumplimiento titulas deje, le sea revocado o se encuentre imposibilitado para realizar el encargo en cuestión. (Espinosa Cabrero, Mendoza Ghigliazza , & Monroy Macías, 2022)
